Составляющие внедрения ERP систем

План-график внедрения

Современные средства того же Microsoft Project позволяют сделать такой план наглядным и хорошо структурированным. Большая рекомендация — настоять на том, чтобы он был общедоступен для сотрудников вендора, ключевых пользователей, руководства компании. План можно положить на внутреннем сервере и обязать руководителей проекта со стороны компании и вендора вносить в него малейшие изменения. Только так можно держать руку на пульсе и вовремя ликвидировать возникающие затруднения.

Впрочем, дело не столько в инструментарии, сколько в одном «подводном камне».

План-график — детище вендора, которому больше всего важно, чтобы план выглядел быстрым и красивым. Но ведь проблемы-то будут! Для их решения рекомендую оговорить, что новые работы в данном разделе не стартуют до полного завершения предыдущих.

Все ресурсы ограничены — и людские, и временные. Если начать следующий этап работ, не покончив с проблемами предыдущих, мы получим клубок, распутывать который долго и трудно. Подобное «проталкивание» в условиях искусственного цейтнота подробно описано в теории ограничений.

Смета внедрения

Смета, создаваемая вендором, всегда выглядит очень красиво, как и план-график, упомянутый выше. На этапе утверждения ее стоит чуточку «подпортить» внесением дополнительных работ, о которых говорилось выше. Также следует настоять на прозрачности таких цифр в смете, как «управление проектом», «командировочные расходы», «расходы на связь» и т. д. Каждая цифра сметы должна быть по факту утверждена заказчиком и подтверждена документально (внутренними проектными документами, документами третьих сторон). В общем же виде смета здесь не очень специфична.

Обучение и учебная информация

На этапе внедрения обучение проходят лишь так называемые ключевые пользователи — обычно руководители подразделений или заместители, которые впоследствии должны проводить обучение остальных специалистов. Можно оплатить и дополнительное обучение, но ведь люди увольняются, подразделения расширяются, создаются новые.

Поэтому для быстроты и безошибочности дальнейшего обучения учебные материалы должны быть максимально наглядными и полными. Это по своей воле никогда не захочет делать вендор, ему удобнее (и с большей прибылью) сделать инструкцию в Excel, предусмотрев лишь основные операции. А по мнению автора, нет ничего более наглядного, нежели видеоинструкции с аудиосопровождением, полный комплект которых размещен на внутреннем сервере компании. Например, следующие видеоинструкции: «как ввести накладную на покупки сырья»; «как создать новый необоротный актив»; «как исправить сохраненную ошибку», «неверное подразделение» и прочее. Пара дней работы с тестовой базой — и новый сотрудник способен выполнять десяток разнообразных операций. А также не имеет никаких шансов сказать, что он не обучен. Такие материалы легко сделать с помощью многих простых программ (например Camtasia Studio).

Впрочем, можно пойти и более консервативным путем — скриншоты и текстовые описания. И лучше добиться этого от вендора путем внесения требования о детальном руководстве пользователя в устав проекта, причем таким образом, чтобы на основе таких материалов проходило обучение ключевых пользователей. Это позволит внести в обучающие материалы необходимые изменения.

Стандарт и настройка

Мы привыкли к тому, что «стандарт» — это коробка с программой, которую можно инсталлировать и работать в ней.

В отношении ERP это, к сожалению, не срабатывает. Нам продают «серый экран», хотя вендоры всегда заявляют о наличии стандартного функционала. Его в лучшем случае можно в течение нескольких недель доработать. Поэтому, когда планируется решение о покупке чего-либо стандартного, следует либо настоять на обязательной проверке работоспособности «стандарта», либо оговорить в контракте, что все работы по доработке ведутся силами и за счет вендора (или производителя). В противном случае можно оказаться в ситуации, когда вендор за счет компании будет дорабатывать то, что уже продал в качестве работоспособного функционала.